Schluss mit Zeitverlusten im Büro!

Verbesserung am Arbeitsplatz unterstützt Sie mit pragmatischen Instrumenten nach Lean-Management Prinzipien, um Ihre Mitarbeiter in Veränderungen mitzunehmen. Damit spüren Sie Zeitverluste im Büro systematisch auf und stellen die Organisation auf neue Rahmenbedingungen ein – insbesondere in Vorhaben zur Digitalisierung der Arbeitsabläufe.

    Es gilt Hemmnisse und Störungen am Arbeitsplatz gezielt zu identifizieren und nachhaltig zu beseitigen, um die für Ihren Kunden wertschöpfenden Tätigkeiten zu stärken, die Mitarbeiter zu entlasten und mehr Kundenaufkommen bedienen zu können. Insbesondere dann, wenn sich in Digitalisierungsprojekten die Art der Arbeit grundsätzlich verändert.

    Unter Hemmnissen und Störungen verstehen wir unter anderem:

  • Drucken trotz digitalem Archiv
  • Erfassung auf dem Papier und im System
  • Häufige Unterbrechungen bei Routinetätigkeiten (z.B. Emails, Telefonate)
  • Flut an Informationen bzw. die nötigen Informationen nicht finden können
  • Fehlende Standards und/oder unklare Zuständigkeiten
  • Wartezeiten und/oder lange Durchlaufzeiten
  • Unordnung und/oder Chaos in der Ablage
  • Liefertermine werden nicht eingehalten
  • Während die Prozessoptimierung die Geschäftsprozesse in den Vordergrund stellt, betrachtet Verbesserung am Arbeitsplatz die Abläufe eine Ebene tiefer – auf der Tätigkeitsebene – und nimmt Ihre Mitarbeiter bei anstehenden oder bereits erfolgten Veränderungen mit. Das Ergebnis nennt man dann gerne Lean Office, Lean Administration oder einfach „schlankes Büro“. Wir nennen es Verbesserung am Arbeitsplatz.

    Testen Sie uns!                                                                                                                                                                           Kontakt

    Nutzen Sie Verbesserung am Arbeitsplatz, um:

  • nach einer Prozessoptimierung, die neuen Arbeitsabläufe zu verstetigen,
  • Ihre Mitarbeiter an das papierlose Büro heranzuführen,
  • Ihre Mitarbeiter von Hemmnissen und Störungen zu entlasten
  • die Kommunikation im Team und zwischen Chef und Team verbessern
  • häufig auftretende Fehler beheben, die als solches gar nicht erkannt werden
  • lange bekannte Probleme lösen, die nie richtig angegangen worden sind
  • oder lesen Sie weitere erfolgreiche Anwendungsbereiche in einer unserer Fallstudien
  • Durch die direkte Einbeziehung der Mitarbeiter erreichen wir:

  • eine höhere Akzeptanz neuer Prozesse und Arbeitsabläufe
  • einen sicheren Umgang mit neuer Technik und
  • die Einhaltung von Qualitätsstandards.
  • Gleichzeitig sind die Mitarbeiter motiviert, immer wieder selbst nach neuen Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen.
    Die Führungskraft wird zum Mentor oder Coach hat eine neue Rolle.

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    Ihre Mitarbeiter bekommen Instrumente an die Hand, wie sie systematisch Hemmnisse und Störungen in den Arbeitsabläufen selbst ermitteln können. Dabei unterstützen wir sie methodisch und begleiten Ihre Mitarbeiter bei der Einführung.

    Verbesserung am Arbeitsplatz fängt im Kleinen an – nach einem Einführungsseminar werden aus einem Team ein Prozessbegleiter und die verantwortliche Führungskraft auf das Thema vorbereitet.

    Zur Ermittlung und Beseitigung von Hemmnissen und Störungen setzen wir eine Prozessbeobachtung nach 5S sowie eine Tätigkeitsstrukturanalyse ein, die eine umfassende Bewertung der Tätigkeiten am Arbeitsplatz ermöglichen. Mehr zu unserem Vorgehen unter Home – Methode.

    Ergebnis der Analysephase sind konkrete Maßnahmen, die bewertet und priorisiert werden, um Verbesserungen umsetzen zu können. Ihre Mitarbeiter sind aktiv in die Lösungsfindung eingebunden und schätzen Aufwand/Nutzen so ein, dass die besten Ideen gewinnen.

    Um nicht nur Einmaleffekte zu generieren, sondern die Verbesserungen langfristig zu verstetigen, schließen sich an die Analysephase Instrumente zur Erreichung der Nachhaltigkeit an. Die Führungskräfte sind hier gefordert, die Mitarbeiter in der kontinuierlichen Verbesserung (KVP und Shopfloor Management) mitzunehmen. Die stetige Anwendung des Instrumentariums sorgt für die Aufdeckung und Erschließung immer neuer Optimierungspotenziale – der Berater tritt in den Hintergrund und das Team arbeitet an der permanenten Verbesserung. Das wird auch Shopfloor Management genannt – wir nennen es Verbesserung am Arbeitsplatz.

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Diese Themenseite stellt Informationen und Angebote der actmedic GmbH bereit, einer Unternehmensberatung in Schleswig-Holstein. Wir bieten Prozessoptimierung und Lean Management im Büro an. Unsere Angebote zu Beratung und Training bieten wir in Schleswig-Holstein aber auch bundesweit an. Mehr über unseren Ansatz und die Methode 5S finden Sie unter diesem internen Link. Die Homepage der actmedic GmbH finden Sie unter diesem externen Link.